Oprogramowanie CAFM ( ang. Computer-aided Facility Management) stało się podstawowym narzędziem w zarządzaniu i obsłudze technicznej nieruchomości komercyjnych. W znaczący sposób usprawniają one wykorzystanie danych jakie każdego dnia zbieramy o obiekcie, zainstalowanych w nim systemach i jego użytkownikach. Poprzez integrację źródeł danych technicznych oraz finansowych pozwalają na usprawnienie procesów decyzyjnych facility managerów.
Daniel Małysa, DM Project
Dzięki jednej wspólnej platformie, do której dostęp mają poszczególne podmioty obecne w budynku takie jak: zarządca, obsługa techniczna, najemca, generalny wykonawca czy ochrona, możemy sprawnie zarządzać komunikacją i obiegiem informacji pomiędzy nimi.
Głównym centrum, w którym informacje o infrastrukturze technicznej budynku są monitorowane, agregowane i wstępnie analizowane jest system zarządzania budynkiem – BMS (ang. Building Management System). Poszczególne urządzenia m.in. centrale wentylacyjne, instalacje elektryczne czy kontroli dostępu są z nim połączone i na bieżąco przekazują informacje w postaci wielu parametrów mówiących o kondycji urządzeń ale także o poziomie i efektywności ich wykorzystania. Jednak aby system mógł zasłużyć na określenie management musi również być w stanie wysyłać informacje zwrotną do urządzeń w postaci sygnałów sterujących.
Jeśli nie potrafisz czegoś zmierzyć nie możesz tego poprawić – słowa te, przypisywane lordowi Kelvinowi wiele mówią nam o dodatkowym module często będącym częścią BMS, którym jest system zarządzania energią – EMS (ang. Energy Management/Monitoring System). Żeby móc zacząć zarządzać zużyciem energii w budynku musimy posiadać informacje, które urządzenia i w jakiej ilości ją konsumują. Następnie możemy się zastanowić jak to zużycie zoptymalizować.
Wyzwania obecnie stawiane przed nowoczesnymi obiektami wymuszają na nas wykorzystanie synergii pomiędzy CAFM, BMS i EMS dla osiągnięcia celów nieruchomości komercyjnych, biznesowych ich użytkowników oraz ograniczenia wpływu budynków na środowisko.
W ostatnich latach tak powszechne w obsłudze technicznej obiektów komercyjnych arkusze kalkulacyjne, często udostępniane między pracownikami poprzez dysk sieciowy, zostają wypierane przez oprogramowanie CAFM. Dzięki ich zastosowaniu możemy w jednym miejscu zarządzać i przetwarzać zbierane w budynku informacje oraz zdecydować kto i w jakim zakresie będzie miał do nich dostęp. Tak więc narzędzia do zarządzania utrzymaniem obiektu CMMS (ang. Computerised Maintenance Management Systems) oraz oprogramowanie do zarządzania relacjami pomiędzy użytkownikami CRM (ang. Customer Relationship Management) zostają zastąpione w projektach FM jednym zintegrowanym rozwiązaniem CAFM.
Skoro mamy już zarys tego jakie rozwiązania CAFM i BMS z modułem EMS w sobie integrują, możemy przejść do tego by sprawdzić jakie narzędzia i funkcje dostępne oprogramowanie nam oferuje. Głównym modułem CAFM jest baza danych urządzeń pozwalająca w łatwy sposób wyszukać urządzenie, powiązać je z innymi urządzeniami i instalacjami oraz na bieżąco uaktualniać dane eksploatacyjne m.in. takie jak wyniki pomiarów, zużycia mediów, zgłoszenia i raporty usterek czy protokoły przeglądów. W zależności od preferencji użytkownika na tej bazie można zbudować kolejne moduły m.in. takie jak:
- HelpDesk – pozwalający dokonywać zgłoszeń najemcom, zarządcom czy serwisom budynkowym, a następnie odebrać i obsłużyć zgłoszenie obsłudze technicznej czy generalnemu wykonawcy. Każde zgłoszenie przypisane może zostać powiązane z konkretnym urządzeniem w bazie i lokalizacją w budynku.
- magazyn części zamiennych – pozwala na ewidencję i powiązanie części zamiennych ze zgłoszeniami oraz bazą urządzeń.
- definicje przeglądów – zakres, częstotliwość wykonywanych czynności utrzymaniowych,
- baza firm podwykonawczych,
- dane z liczników i analityka zużycia mediów dla poszczególnych urządzeń.
Oprócz ww. narzędzi mogą się tam znaleźć dodatkowe moduły pomagające w administracyjnej obsłudze obiektu m.in. takie jak rozliczanie najemców oraz zużytych przez nich mediów, bilans finansowy nieruchomości, platforma do komunikacji z użytkownikami, rezerwacja ogólnodostępnych udogodnień, wszelakiego rodzaju zdigitalizowana dokumentacja nieruchomości czy narzędzia do zarządzania działaniami marketingowymi.
CAFM to doskonałe narzędzie optymalizujące i ułatwiające pracę facility managera, jednak nie będziemy mieli z niego żadnego pożytku jeśli nie “nakarmimy” go danymi. Ten kluczowy element jest równocześnie najtrudniejszy do pozyskania i wymagający największego nakładu pracy ze strony użytkownika. Bez tych danych nie jesteśmy w stanie wykorzystać możliwości optymalizacji jakie daje nam system zarządzania energią. Dlatego przed wyborem rozwiązania warto zastanowić się na kogo spadnie ta odpowiedzialność oraz w jaki sposób dane te do bazy danych CAFM wprowadzimy.
Na szczęście z pomocą przychodzą nam najnowsze technologie takie jak IoT, BIM i sztuczna inteligencja. IoT – internet rzeczy (ang. Internet of Things) daje nam obecnie możliwości łatwego opomiarowania naszych kluczowych zasobów dzięki czemu możemy zasilić moduł EMS. Metodologia BIM (ang. Building Information Management) jest coraz powszechniej stosowana na etapie projektowania obiektu i prowadzenia procesu budowlanego co skutkuje powstaniem bazy danych o budynku, która może zostać przekazana do fazy eksploatacji. W ten sposób facility manager otrzymuje potężny zasób usystematyzowanej wiedzy o zarządzanej przez niego infrastrukturze. Oczywiście, zanim takie sytuacje staną się powszechne, czeka nas wiele pracy polegającej na ustanowieniu standardów i upowszechnieniu prowadzenia dokumentacji BIM tak by była ona użyteczna dla osób, które będą się zajmowały eksploatacją nieruchomości. Działania te zostały podjęte przez Polską Radę Facility management, BuildingSmart Polska oraz BIM Standard PL. Miejmy nadzieję, że owocem ich pracy będzie jeden standard wymiany danych.
Oczywiście informacje w postaci bazy danych będą przekazywane w nowopowstających budynkach. A co z tymi, których dokumentacja została przekazana w formie papierowej lub nie ustandaryzowanej wersji elektronicznej? Tutaj również najnowsze technologie przychodzą nam z pomocą. Dzięki wykorzystaniu optycznego rozpoznawania znaków (ang. OCR – Optical Character Recognition) możemy przetworzyć zeskanowaną dokumentację na formę cyfrową. Następnie, wykorzystując narzędzie proponowane przez RandomForest możemy nauczyć sztuczną inteligencję wyszukania potrzebnych do bazy danych urządzeń informacji. Informacje takie jak wymagania gwarancyjne, DTR czy parametry urządzeń zostaną wyodrębnione i mogą zostać wykorzystane do zasilenia bazy danych. Wykorzystanie skanowania laserowego i stworzenie chmury punktów pozwoli nam uzyskać szczegółowe trójwymiarowe dane geometryczne budynku i urządzeń. Po połączeniu powyższych zabiegów możemy stworzyć cyfrowego bliźniaka (ang. digital twin) nawet w już istniejących obiektach.
Powyższe rozwiązania są nie tylko ogromną szansą na usprawnienie całego procesu powstawania i użytkowania budynku ale również na przeniesienie całego cyklu ich życia do świata cyfrowego, który daje nam niedostępne do tej pory możliwości zrozumienia i kształtowania procesów zachodzących w obiektach. Agregując powyższe możliwości, możemy na bieżąco zasilać naszego cyfrowego bliźniaka danymi o działaniu naszej nieruchomości. Taka wiedza pozwala nam na ograniczenie zużycia energii konsumowanej przez nasz budynek.
