W budynkach spędzamy ok. 80% naszego czasu. Znaczną jego część stanowi przebywanie bezpośrednio w miejscu pracy. Dlatego to, jak czujemy się korzystając z budynków ma znaczący wpływ na jakość naszego życia i efektywność pracy. Koszty operacyjne ponoszone na etapie eksploatacji budynku stanowią ok. 80% kosztów w całym cyklu jego życia, z czego aż połowę z tego stanowią koszty energii. Na podstawie rezolucji UE do 2030 r. emisja CO2 ma być ograniczona o 40% czyli tyle ile obecnie emitują wszystkie budynki.

Biorąc pod uwagę rosnące wymagania dotyczące strefy komfortu oraz konieczność obniżenia zużycia energii w budynkach, Facility Manager staje przed ogromnym wyzwaniem jakim jest pogodzenie tych dwóch trendów.

Daniel Małysa, Polska Rada Facility Management, ProFM

Kto jest użytkownikiem budynku?

Większość nowoczesnych biurowców komercyjnych podlega wpływom kilku podmiotów w różny sposób wzajemnie między sobą powiązanych. Od kształtu tych relacji w dużej mierze zależy zadowolenie użytkowników budynku, oraz osiągnięcie celów stawianych przed poszczególnymi stronami.

Użytkownik budynku jest najczęściej utożsamiamy z najemcą. W dużej mierze od specyfiki pracy firmy korzystającej z powierzchni oraz udogodnień oferowanych przez biurowiec zależy sposób interakcji pracowników najemcy z budynkiem. Dlatego niezmiernie ważne jest porozumienie na linii Office Manager – Zarządca – Kierownik Techniczny. Dzięki ustaleniu wspólnego celu uwzględniającego optymalne i efektywne energetycznie korzystanie z budynku można w świadomy sposób włączyć najemcę w działania, które będą korzyścią nie tylko dla właściciela ale również dla najemcy, wyrażone będą poprzez niższe stawki service charge i koszty zużytych mediów.

Warto jednak pamiętać, że do użytkowników należy zaliczyć również pracowników wszystkich serwisów obsługi budynku, concierge, wykonawcy fit-out’u czy stałych dostawców wszelkiego rodzaju usług zewnętrznych. Ten sztab ludzi odpowiedzialny za zapewnienie jak najlepszych warunków działania dla core business’u najemców, czyli m.in. pracownicy serwisu sprzątającego lub ochrony, często poprzez brak znajomości zasad działania zaawansowanych technologicznie urządzeń mogą nieświadomie powodować wiele niedogodności dla pracowników najemcy. Ważne jest, aby od samego początku byli oni edukowani przez zarządcę oraz obsługę techniczną również w celu zapewnienia bezpiecznych warunków BHP.

Od kogo zależy komfort budynku?

Podmiotami mającymi największy wpływ na osiągnięcie optymalizacji kosztowej bez uszczerbku na komforcie dla klienta są:

• Właściciel nieruchomości , który decyduje o przeznaczeniu środków na inwestycje w optymalizację i poprawę komfortu, proponowane przez zarządcę i kierownika technicznego obiektu,
• Zarządca, który jest świadom potrzeb Najemców, specyfiki i możliwości zarządzanego budynku oraz wyniku finansowego generowanego dla Właściciela,
• Kierownik Techniczny/Facility Manager, który dba o utrzymanie całej nieruchomości w niepogorszonym stanie, wychodzi z inicjatywami optymalizacyjnymi zarówno pod względem efektywności energetycznej, kosztów utrzymania budynku ale również komfortu i zadowolenia Najemców. Zdecydowana większość biurowców na rynku polskim to budynki inteligentne, nowe, powstałe w ciągu ostatnich dziesięciu lat. Dostarczają one obsłudze technicznej ogromną ilość danych na temat budynku ale również przebywających w nim ludzi. Zadaniem Facility Managera jest analiza tych danych, wyciąganie wniosków oraz podejmowanie na ich podstawie decyzji i incjatyw,
• Użytkownicy budynku, bez odpowiedniej wiedzy nt. działania budynku oraz sposobu interakcji z nim nie będą mogli przyczynić się do osiągnięcia odpowiedniego komfortu z zachowaniem optymalnego zużycia energii a co za tym idzie jak najmniejszego wpływu na środowisko naturalne.

Od czego zależy komfort budynku?

Na jakość postrzegania budynku przez użytkownika mają wpływ nie tylko czynniki fizyczne, takie jak m.in. temperatura (nie tylko powietrza ale również otaczających przegród budowlanych), wilgotność, natężenie i barwa światła, poziom hałasu emitowanego przez instalacje, czy poziom wygłuszenia wpływający na możliwość skupienia mimo toczących się w pobliżu rozmów, ale również rozwiązania funkcjonalne i technologiczne, do których możemy zaliczyć: dostępność wszystkich mediów, ergonomię miejsca pracy, interakcję z budynkiem (poprzez aplikacje mobilne, IoT, AI czy pojawiające się roboty). Istotny jest także łatwy ale zarazem bezpieczny dostęp do budynku, dostępność do usług takich jak kantyna, concierge, czy krótki czas oczekiwania na windę.

Widzimy więc, że czynników tych jest bardzo wiele, a każdy z nich podlega zmianom oraz różnym preferencjom użytkowników, nie tylko w skali budynku ale również piętra czy biura. Dlatego już na etapie projektu muszą być brane pod uwagę możliwości elastycznych zmian w funkcji całego budynku jak i jego poszczególnych części. Na przestrzeni lat (abstrahując od postępu i zmian technologicznych) budynek będzie miał różnych najemców. Dlatego musi on dać możliwość różnych aranżacji na przestrzeni lat. Zrozumiałe jest zatem, że zarządzanie infrastrukturą techniczną, która musi sprostać tak wysokim i dynamicznie zmieniającym się wymaganiom wymaga ciągłego monitoringu i możliwości elastycznego dopasowania budynku do użytkowników.

W efekcie otrzymujemy ogromną ilość danych od budynku nie tylko na temat stanu jego systemów i warunków w nich panujących ale również informacje o sposobie działania, miejscu przebywania czy preferencjach użytkowników. Ilość informacji docierająca do facility managera jest stanowczo zbyt duża, by mógł on ją przyjąć i przeanalizować. By sprostać temu wyzwaniu potrzebuje on pomocy w postaci zaawansowanych technologii podążających za cyfrowo zmieniającym się światem zewnętrznym. Obecnie mamy do dyspozycji wiele programów typu CAFM oraz coraz bardziej zaawansowane algorytmy. Jednak to wciąż za mało….

Potrzebna jest zmiana postrzegania budynku oraz kompleksowe spojrzenie uwzględniające nowe wyzwania stawiane przed budynkami.